Festa aziendale: come e quando organizzarla

Le feste aziendali sono un vero e proprio must all’interno delle organizzazioni. Possono essere pianificate per i motivi più disparati, come una nuova assunzione, un pensionamento, la chiusura di un grosso affare o semplicemente per fare un po’ di team building; molte organizzazioni approfittano poi delle festività natalizie per organizzare una festa aziendale e scambiarsi gli auguri.
Ma come organizzarla? Ecco qualche consiglio per organizzare un party perfetto!

Fare una lista degli invitati

Il bon ton prevede che alle feste aziendali vadano invitati tutti i membri dell’azienda, dal manager allo stagista. È in ogni caso buona norma stilare una lista delle persone che parteciperanno alla festa, mandando a tutti un invito che può essere stampato o diffuso via e-mail e raccogliendo poi le adesioni.

Scegliere la location

Dopo aver raccolto le adesioni è importante scegliere la location adatta. Nella scelta del luogo in cui verrà svolto l’evento vanno considerati diversi fattori. In primis occorre decidere se la festa verrà svolta all’interno dell’azienda o in un altro luogo, accertandosi dell’effettiva capienza della sala, che dovrà essere abbastanza ampia da accogliere tutti; se si sceglie di spostarsi per il party, è importante che tutti abbiano la possibilità di raggiungere il luogo dell’evento, quindi si consiglia di privilegiare le zone centrali o vicine all’azienda stessa.

Organizzare food & beverage

La presenza di cibo e bevande è molto importante per la riuscita di una festa aziendale. Esistono diverse opzioni per organizzare questa parte dell’evento, ognuna con i suoi pro e contro; ad esempio, se il party viene organizzato all’interno dell’azienda, si potrebbe pensare di far portare a ogni membro del team qualcosa di pronto. Di certo è una scelta un po’ inusuale e dipende in larga parte dal tipo di clima aziendale, in ogni caso la scelta migliore è quella di contattare un servizio catering che si occuperà di tutta la parte relativa al food & beverage.
Occorre prestare attenzione alle eventuali allergie o intolleranze degli invitati come la celiachia o l’intolleranza al lattosio, molto diffuse negli ultimi anni. Da considerare inoltre le preferenze e scelte alimentari, bisogna infatti chiedere sempre se tra gli invitati qualcuno segue un’alimentazione specifica come quella vegetariana, vegana o crudista.

Scegliere l’intrattenimento

Ebbene, non c’è festa aziendale in cui non si finisca, in un modo o nell’altro, a parlare di lavoro. Un evento di questo genere dovrebbe essere invece un modo per conoscersi meglio all’interno del team e creare un rapporto di stima e affetto reciproco, scoprendo passioni e interessi dei vari membri. Si può scegliere un sottofondo musicale rilassante, un deejay, una serata karaoke, una serie di attività a tema o lasciare spazio agli interventi degli ospiti. Nel caso di una festa per un pensionamento, ad esempio, si potrebbe organizzare un momento in cui i membri del team celebrano la persona che sta lasciando l’azienda, raccontando aneddoti divertenti o salienti della sua carriera.

Scegliere un ricordo o gadget da regalare agli invitati

Le feste aziendali, soprattutto nei luoghi con un alto tasso di benessere organizzativo, sono eventi che vengono ricordati nel tempo da tutti, manager e dipendenti. In queste occasioni il leader più autoritario in ambito professionale può mostrarsi affabile e disponibile, mentre il collaboratore più timido può dare spazio al suo lato più estroverso. Per celebrare questi momenti è bene pensare a un gadget o un regalo particolare da dare a tutti gli invitati. Uno dei regali più apprezzati è la fotografia di gruppo: uno scatto di tutti i collaboratori aziendali, magari realizzato proprio in occasione della festa e fatto sviluppare subito dopo; inoltre si può optare anche per un piccolo oggetto o una donazione da indirizzare a un ente che si occupa di beneficenza.

Organizzare una festa non è semplice, ma seguendo questi semplici consigli si avrà di certo un risultato ben oltre ogni aspettativa. Il vero successo sarà aver regalato a tutti i collaboratori un momento di convivialità e conoscenza reciproca.